FICHE DE POSTE

Mission principale :

Participer au bon fonctionnement du centre scolaire en assurant l’accueil et en prenant en charge la gestion administrative de dossiers liés à l’activité de l’établissement et le fonctionnement courant du centre scolaire, dans le respect des procédures de contrôle interne en vigueur dans l’établissement.

Objectifs :

– Aider le directeur dans l’accomplissement de sa mission,

– Assurer le meilleur accueil (standard, accueil des visiteurs)

– Traiter efficacement les demandes de renseignements et d’inscriptions

– Suivre rigoureusement la gestion administrative des élèves

– Savoir optimiser la gestion des dossiers et respecter les échéances

Tâches et fonctions (liste non exhaustive)

Accueil : 

◊ Accueil, renseignement et orientation des familles au standard téléphonique

– Prise et transmission de messages

– Traitement des demandes

– Transfert des appels et/ou des messages aux interlocuteurs concernés

◊ Accueil des visiteurs : parents, élèves, professeurs, autres

–Gestion administrative des élèves :

◊ Suivi des demandes d’inscription

◊ Envoi des dossiers d’inscription

◊ Réception et contrôle des dossiers d’inscription

◊ Enregistrement informatique des inscriptions

◊ Transmission des informations aux services concernés (comptabilité, …)

◊ Etablissement des certificats de scolarité et de radiation

◊ Formulaires des familles

◊ Suivi des relations avec les établissements scolaires (départs et arrivées des élèves)

◊ Classement des dossiers élèves

◊ Elaboration de statistiques

Gestion d’agendas :

◊ Prise de rendez-vous

◊ Interlocuteur pour les réservations de salles et de matériel, suivi des plannings et remise des clés

Suivi des relations administratives avec le rectorat :

◊ Inscription aux examens

◊ Dossiers de demandes de bourses

◊ Absences et remplacements des professeurs

◊ Formations

◊ Formulaires et notes administratives

Relations fournisseurs :

◊Demande de tarifs

◊Demande d’interventions

Autres  :

◊ Saisie de courriers

◊ Affranchissement du courrier

◊ Travaux et matériel de reprographie

– Réalisation travaux de reprographie

– Suivi matériel (toner, relevé des compteurs, dépannage)

◊ Gestion des fournitures administratives

– Distribution des fournitures à la demande

– Suivi du stock

– Préparation des commandes

◊Participation à la mise en place de méthodes de classement et d’archivage des pièces et documents administratifs

◊ Suivi et mise en forme de documents et dossiers administratifs

◊Rédaction de modes opératoires (machine à affranchir, relevé de compteurs des copieurs, scan, …)

◊Vérifie la sécurisation des bureaux du service administratif

◊ Participer au remplacement ponctuel de personnels absents

◊Formation personnelle : entretient ses connaissances et ses compétences techniques,  se forme régulièrement

Compétences : 

Compétences techniques :

– Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, ..)

– Gérer l’accueil (standard téléphonique, accueil et orientation des visiteurs)

-Maîtriser les techniques de communication

-Maîtriser la prise de messages, leur communication et leur traitement

– Maîtriser la rédaction et l’organisation de tout type de documents opérationnels courants

Compétences transverses :

– Savoir organiser son travail en fonction de consignes orales ou écrites

– Avoir le souci de l’application des procédures d’organisation, des consignes, des plannings, des objectifs et décisions

– S’adapter à diverses situations de travail et de rythme d’activités

-Polyvalence

Responsabilité :

Responsabilité du résultat des actions vis-à-vis du responsable hiérarchique

Responsabilité de la gestion et de l’intégrité de la base de données familles et élèves

Gestion et utilisation des codes d’accès ou clés électroniques

Autonomie :

Réalisation des tâches courantes sans avoir besoin du responsable hiérarchique

Communication :

Capacité à rendre compte au responsable hiérarchique, et avertir les services compétents

Savoir-faire et aptitudes :

-Rigueur et organisation

– Bon relationnel

– Disponibilité

-Adaptabilité

-Sait rendre compte

-Respecte les niveaux hiérarchiques et fonctionnels

-Esprit de qualité

-Sauf cas d’urgence, il est interdit de recevoir et de communiquer avec sa famille  et/ou ses amis sur son temps de travail (visites, appels)

-S’engage à exécuter les fonctions qui lui sont confiées dans un esprit positif et constructif, de travail d’équipe et dans le respect du caractère propre du Centre Scolaire,

-Sens de l’entreprise : confidentialité des informations traitées et/ou portées à sa connaissance.

Il s’engage à ne divulguer aucune information concernant les activités et l’image du Centre Scolaire et tout type d’information individuelle ou collective concernant les élèves, dont il pourrait avoir connaissance et qui serait de nature à porter préjudice au Centre ou aux élèves.
Cette obligation de confidentialité s’applique tant à l’égard des tiers que du personnel du Centre Scolaire.

Service :

Service Administration

Positionnement hiérarchique :

Responsable hiérarchique direct : le directeur de l’unité pédagogique

Responsable hiérarchique : le directeur coordonnateur

Relations fonctionnelles : 

– Personnel administratif

– Personnel du service vie scolaire et internat

– Enseignants, élèves, familles

-Equipe pédagogique

-Responsable restauration et entretien

– Fournisseurs, interlocuteurs externes

– Membres des instances dirigeantes

-Visiteurs

Matériel confié :

-Clé d’accès aux bureaux administratifs et clés mises à disposition

Contact : 

Yves Prigent

yves.prigent13@wanadoo.fr