Les entreprises ont, ces derniers temps, fait face à deux maux : un télétravail auquel elles n’étaient pas prêtes et des réunions qu’elles n’ont jamais su organiser. Alors quand ont commencé à se généraliser les réunions à distance il y avait fort à parier qu’on coure droit à la catastrophe, en mariant deux fléaux.

J’admets travailler dans une organisation pour qui les notions de travail à distance et d’équipes multi-sites ont de tout temps été une réalité, ce qui a fait que j’étais dans un contexte très favorable pour faire face à cela, mais il me semble qu’au final le tableau n’est pas si négatif.

Les limites des réunions à distance par rapport aux réunions en présentiel

Bien sûr, tout n’est pas parfait et les réunions à distance ont des inconvénients majeurs.

• Une partie du non verbal se perd, donc une partie du message. C’est toutefois « moins pire » qu’à l’époque où on avait le son sans avoir l’image.
• Elles sont peu adaptées à certaines activités, notamment la créativité. De plus en plus d’outils rendent cela plus simple que par le passé mais ça n’est pas encore l’idéal.
• Elles sont épuisantes en termes de concentration et ce d’autant plus que le nombre de participants est élevé. Mais là il y a un problème de gouvernance : je vois des réunions à 10, 15, 20 ou 40 personnes qu’on n’aurait jamais organisées en présentiel faute de salles assez grandes disponibles et parce que les gens ne sont pas tous sur le même site. Mais en virtuel on se croit tout permis, même les choses les plus improductives.
• Elles ne sont pas toujours de bonne qualité. En fonction des outils de visioconférence utilisés, de la qualité du réseau, voire de la qualité du réseau domestique pour ceux qui sont à distance… cela peut être compliqué.
• Elles sont très « techniques » et formelles, permettent moins de créer du lien que des réunions traditionnelles.
• Il n’y a pas de « off », le debrief informel si utile qu’on fait dans le couloir à la sortie en petit comité. Alors bien sûr il y le tchat mais ça n’est pas pareil. Mais tout n’est pas si noir.

Les bienfaits des réunions à distance

J’ai aussi noté des points positifs dans les réunions à distance.

• Elles commencent en général à l’heure et finissent plus souvent à l’heure. Parce qu’on n’a pas besoin de courir dans les couloirs entre deux réunions, parce qu’entre deux salles il y a un clic et pas 20 mètres et 3 étages.
• Elles sont plus courtes.
• Elles sont plus structurées.
• Les gens y sont plus polis. On laisse parler les autres, on lève la main pour prendre la parole
• On y entend des voix nouvelles, elles sont moins « discriminantes », on y écoute plus les autres. Pleins de gens pour des raisons de personnalité, de timidité avaient du mal à exister dans une salle de réunion et s’y imposer. Là elles lèvent la main et on les laisse parler. Une personne m’a également fait remarquer que « dans une salle je suis petite, frêle et j’ai du mal à exister, en visio j’existe comme les gens qui font 1m90… ». Je suis, pour ma part, convaincu que le travail à distance a porté un coup à la domination des « grandes gueules » dans l’entreprise car les autres ont davantage de canaux pour exister d’une manière qui les valorise davantage.
• On peut les enregistrer. L’air de rien c’est un avantage essentiel lorsque tout le monde ne peut participer ou pour revenir sur les détails d’un sujet précis.

En conclusion, les réunions à distance ne sont pas forcément pires que les réunions au bureau, elles sont même parfois meilleures. Il ne faut pas non plus les accuser de problèmes qui existaient déjà avant : le manque de gouvernance, de structure, de règles n’est pas nouveau. En présentiel c’était inefficace, à distance c’est juste pire. Mais ça n’est pas un problème de distance.

Bertrand Duperrin

Head Of People and Delivery chez Emakina France et membre du Comité Exécutif.

En charge des programmes visant au développement du capital humain et à la performance organisationnelle.